Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21-11-2018 r. – 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.1.AGR

Możliwość przekazywania przez płatnika Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej

UZASADNIENIE

W dniu 5 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej na wskazany przez Pracownika adres e-mail, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej prowadzącą działalność w formie spółki komandytowej.

W związku z prowadzoną działalnością, Wnioskodawca zatrudnia pracowników, wobec których pełni obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (dalej: „płatnik PIT”). Ponadto Wnioskodawca pełni funkcje płatnika PIT w stosunku do osób świadczących na jego rzecz usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (w dalszej części wniosku pracownicy Wnioskodawcy oraz usługodawcy są określani łącznie jako: „Pracownicy”).

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT Wnioskodawca, jako płatnik PIT, jest zobowiązany m.in. do sporządzenia i przesłania Pracownikom informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, tj. informacji PIT-11.

Mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych Pracowników, Wnioskodawca rozważa przesyłanie Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Rozważane rozwiązanie ma przede wszystkim na celu oszczędność kosztów i czasu związanych ze sporządzeniem i przesłaniem informacji PIT-11, wiąże się więc z korzyścią zarówno dla Wnioskodawcy, jak i dla Pracowników, którzy otrzymają możliwość szybszego dysponowania informacjami niezbędnymi do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego. Planowany sposób przesyłania informacji PIT-11, jako bardziej proekologiczny, wpisuje się również w szereg podejmowanych przez Wnioskodawcę działań, mających na celu utrwalenie jego wizerunku, jako firmy przyjaznej środowisku naturalnemu.

W tym kontekście, Wnioskodawca rozważa implementację jednego z dwóch alternatywnych mechanizmów przesyłania Pracownikom informacji PIT-11 w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (dalej: „bezpieczny podpis elektroniczny”):

1. Wysyłka informacji PIT-11 załączonej do wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany przez Pracownika. W tym przypadku Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Pracownika, ale nie będzie posiadał potwierdzenia dostarczenia e-maila do Pracownika albo
2. Udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

Wnioskodawca podkreśla, że przesyłane lub udostępniane informacje PIT-11 będą przygotowane zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów i zostaną podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Pracownik zainteresowany otrzymaniem informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w jeden ze sposobów wskazanych powyżej, będzie musiał wyrazić zgodę na taki sposób przesłania tej informacji. W przypadku braku zgody pracownika, przesłanie deklaracji nastąpi w dotychczasowy sposób, tj. poprzez wręczenie deklaracji osobiście w miejscu pracy lub poprzez wysłanie jej pocztą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?
2. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym alternatywny sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu, do którego będzie on miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania pierwszego, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

W odniesieniu do pytania drugiego, zdaniem Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym alternatywny sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłanie jej poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu, do którego będzie on miał dostęp po podaniu loginu i/ lub hasła, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W świetle powołanego przepisu, płatnicy PIT obowiązani są zarówno do sporządzenia, jak i przesłania urzędowi skarbowemu i podatnikowi sporządzonej według ustalonego wzoru imiennej informacji PIT-11.

Ustalony wzór informacji rocznej PIT-11 określony jest w odrębnych przepisach. Obecnie obowiązujący wzór informacji PIT-11 określony jest w rozporządzeniu Ministra Finansów i Rozwoju z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2352 – dalej: „Rozporządzenie”). Zatem płatnik PIT zobowiązany jest do sporządzenia informacji rocznej PIT-11 według aktualnego wzoru, który obecnie określony jest w Rozporządzeniu.

Ani w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT, ani w Rozporządzeniu nie określono, w jaki sposób, a w szczególności w jakiej formie należy przesłać podatnikowi informację PIT-11. Przepisy ustawy o PIT nie zawierają przepisów szczególnych w tym zakresie.

W przepisach prawa podatkowego uregulowano jedynie zasady dotyczące składania organom podatkowym niektórych deklaracji i informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, przez deklarację rozumie się również zeznania, wykazy, zestawienia oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. W świetle powyższego, pojęcie „deklaracji”, na gruncie Ordynacji podatkowej obejmuje również informację PIT- 11.

Zgodnie z art. 3a § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, deklaracje mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Z kolei, zgodnie z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej, deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać:

1. dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach;
2. jeden podpis elektroniczny.

Natomiast, zgodnie z art. 3b § 2 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań. Na mocy wskazanej delegacji ustawowej, Minister Rozwoju i Finansów wydał rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r., poz. 1802).

W ww. rozporządzeniu uregulowano sposób przesyłania deklaracji i podań za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz rodzaje podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone poszczególne typy deklaracji lub podań, w tym również informacja PIT-11.

Wnioskodawca pragnie ponownie podkreślić, że wyżej wskazane przepisy, regulujące zasady składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej dotyczą jedynie organów podatkowych. W przepisach prawa podatkowego, w tym w szczególności w przepisach ustawy o PIT nie uregulowano natomiast zasad przekazywania deklaracji i informacji podatnikom przez płatników.

W art. 39 ust. 1 ustawy o PIT wskazano jedynie, że płatnik ma obowiązek przesłania informacji PIT-11 podatnikowi w określonym terminie. W przepisie tym nie wskazano natomiast, w jaki sposób, tj. w szczególności w jakiej formie, płatnik ma wykonać ten obowiązek.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, w świetle powołanych wyżej przepisów, należy odróżnić obowiązek przekazania informacji przez płatnika organowi, który stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych, od przekazania informacji, którego dokonuje płatnik podatnikowi. Zdaniem Wnioskodawcy, w relacji między Spółką a Pracownikiem, tj. w relacji między podmiotami prywatnymi nie mogą znaleźć zastosowania przepisy dotyczące doręczania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej organom podatkowym, w tym m.in. art. 144a Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:

1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy;
2. wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny;
3. wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

Zdaniem Wnioskodawcy, skoro w przepisach prawa podatkowego nie uregulowano sposobu, tj. w szczególności formy, w jakiej ma nastąpić przesłanie informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika, to w przepisach prawa podatkowego, w tym w szczególności w przepisach ustawy o PIT nie można się doszukiwać przeszkód w uznaniu, że przesłanie informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, poprzez:

• przesłanie podatnikowi informacji PIT-11 jako załącznika do wiadomości e-mail, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym albo
• udostępnienie podatkowi informacji PIT-11, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektroniczny, do ściągnięcia ze specjalnego portalu, do którego podatnik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11 określony w odrębnych przepisach, tj. aktualnie w Rozporządzeniu. Opatrzenie informacji PIT-11 bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy informacja PIT-11 została sporządzona przez upoważniony do tego podmiot, tj. na gruncie opisanego zdarzenia przyszłego czy została sporządzona przez Wnioskodawcę dla Pracowników.

Dodatkowo, w ocenie Wnioskodawcy, skoro ustawodawca w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT posłużył się jedynie pojęciem „przesłania”, w kontekście przekazania informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika, bez dalszego precyzowania, co konkretnie wchodziłoby w zakres „przesłania”, to bazując na wykładni językowej, nie można z pojęcia „przesłania” wywodzić nałożenia na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi.

Wnioskodawca pragnie w dalszej kolejności wskazać, opierając się na uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 czerwca 2015 r., sygn. II FPS 3/15, że na gruncie prawa podatkowego przyjmuje się prymat wykładni językowej. Za prymatem wykładni językowej wśród innych metod wykładni stoi przede wszystkim cel w postaci ochrony podatnika. Podatnik powinien móc układać sprawy związane z jego działalnością w zaufaniu do tego, że nałożone na niego przez ustawodawcę ciężary i świadczenia publiczne nie zostaną ukształtowane na jego niekorzyść w oparciu o funkcjonalne czy celowościowe dyrektywy interpretacji prawa podatkowego.

W świetle powyższych tez płynących z powołanej uchwały NSA, w ocenie Wnioskodawcy, skoro w żadnym z przepisów prawa podatkowego, w tym w szczególności, w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, nie nałożono wprost na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi, to obowiązku tego nie można wywodzić z przepisów prawa podatkowego, w tym w szczególności z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT, na podstawie pozajęzykowych metod wykładni prawa.

W konsekwencji, na podstawie reguł wykładni językowej, zdaniem Wnioskodawcy, płatnik PIT nie jest zobowiązany do posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi, ponieważ żaden z przepisów prawa podatkowego nie nakłada na Wnioskodawcę obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi. Przepis art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT nakłada na płatnika jedynie obowiązek „przesłania” informacji PIT-11 podatnikowi.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, płatnik ma dowolność w zakresie formy przesłania informacji PIT-11 podatnikowi, jeżeli informacja PIT-11 została sporządzona według wzoru określonego według odrębnych przepisów, tj. aktualnie według wzoru określonego w Rozporządzeniu. Zatem, jeżeli płatnik zamierza przesłać podatnikowi informację PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności jako załącznik do wiadomości e-mail w postaci pliku PDF na adres e-mail wskazany przez podatnika, to płatnik oprócz sporządzenia informacji PIT-11 według wzoru określonego w odrębnych przepisach, tj. aktualnie w Rozporządzeniu, powinien uzyskać również uprzednią zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz przesłaną informację PIT-11 w postaci pliku PDF opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym w celu potwierdzenia, że informacja ta została sporządzana przez upoważniony do tego podmiot, tj. płatnika PIT.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, wskazane powyżej warunki zostaną spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym, ponieważ:

• Wnioskodawca sporządzi informację PIT-11 według wzoru określonego w odrębnych przepisach;
• Wnioskodawca otrzyma uprzednią zgodę zainteresowanych Pracowników na przesłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie załącznika do wiadomości e-mail w postaci pliku PDF na adres e-mail wskazany przez podatnika albo w formie pliku PDF do samodzielnego pobrania ze specjalnego portalu po podaniu loginu i/lub hasła;
• Wnioskodawcy opatrzy informację PIT-11 w postaci pliku PDF bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Możliwość przesłania podatnikowi informacji PIT-11 jako załącznik do wiadomości e-mail w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez konieczności posiadania potwierdzenia doręczenia informacji PIT-11 jest aprobowana w orzecznictwie sądów administracyjnych, w tym m.in. w wyrokach:

• WSA w Poznaniu z dnia 26 lipca 2018 r., sygn. I SA/Po 418/18 (wyrok prawomocny): „(…) skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o PDOF posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji”;„(…) Kierując się regułami wykładni językowej analizowanych tu przepisów, nie sposób zasadnie wywieść obowiązku płatnika uzyskania dowodu doręczenia deklaracji podatnikowi, skoro przepisy te zobowiązują płatnika jedynie do przesłania deklaracji. Ustawodawca nie powiązał bowiem faktu doręczenia podatnikowi tej deklaracji z istotnymi dla podatnika skutkami w zakresie powstania zobowiązania podatkowego.”„(…) W związku z tym zasadnie skarżąca wywiodła, że jako płatnik, ma ona dowolność w wyborze sposobu przesłania informacji PIT-11 pracownikowi, w tym poczty e-mail.”
• WSA w Bydgoszczy z dnia 25 sierpnia 2015 r., sygn. I SA/Bd 505/15 (wyrok prawomocny):„(…) ustawodawca posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres. Potocznie rzecz pojmując, z pewnością nie musi ono oznaczać nałożenie obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia”.„(…) przepisy prawa mogą jedynie nasuwać uwagi co do tego, że wnioskodawca powinien się liczyć z potrzebą wykazania, że informację przesłał tak jak wymaga tego art. 39 ust. 1 u.p.d.f, jednak nie należy tego automatycznie utożsamiać z obowiązkiem wynikającym z przepisów podatkowych”.
• WSA w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r., sygn. I SA/Po 486/10 (wyrok prawomocny):„(…) W ocenie Sądu w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji.”

Powyższe wnioski potwierdzają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2012 r., sygn. IPPB4/415-792/11-3/MP, w której stwierdził, że „brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, umieszczonej na zabezpieczonej platformie internetowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej”. W podobnym tonie wypowiedział się również m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 marca 2018 r. sygn. 0113-KDIPT2-l. 4011.4.2018.1.RK oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 1 lutego 2016 r., sygn. ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Jednocześnie, ze względów wskazanych powyżej, należy również uznać za dopuszczalny alternatywny sposób przestania wskazany przez Wnioskodawcę, tj. poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, Pracownikowi w specjalnym portalu, do którego będzie on miał dostęp po podaniu hasła.

Wnioskodawca jest świadomy, że przedstawione powyżej orzeczenia sądów administracyjnych oraz interpretacje podatkowe nie posiadają waloru ochronnego w stosunku do Wnioskodawcy, jednak ze względu na tożsamość stosowanych regulacji prawa podatkowego, stanowią potwierdzenie ugruntowanej linii orzecznictwa sądów administracyjnych oraz organów podatkowych i mogą zostać potraktowane jako wskazówka interpretacyjna w opisanym zdarzeniu przyszłym przedstawionym w niniejszym wniosku.

Motywowany przepisami art. 14k i 14m Ordynacji podatkowej Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie jego stanowiska w sprawie, jak na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej:

• na wskazany przez Pracownika adres e-mail, w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym – jest prawidłowe,
• poprzez udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła – jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

W kontekście zagadnienia przedstawionego tutejszemu organowi do rozstrzygnięcia wyjaśnić należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r., poz. 1958) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z zacytowanych przepisów wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku,
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy potwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników.

Z tych też względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych Pracowników, Wnioskodawca rozważa wdrożenie jednego z dwóch alternatywnych mechanizmów przesyłania Pracownikom informacji PIT-11 w postaci pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu („bezpieczny podpis elektroniczny”):

1. Wysyłka informacji PIT-11 załączonej do wiadomości e-mail wysłanej na adres wskazany przez Pracownika. W tym przypadku Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości na adres e-mail wskazany przez Pracownika, ale nie będzie posiadał potwierdzenia dostarczenia e-maila do Pracownika albo
2. Udostępnienie informacji PIT-11 w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że Pracownik zainteresowany otrzymaniem informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w jeden ze sposobów wskazanych powyżej, będzie musiał wyrazić zgodę na taki sposób przesłania tej informacji.

Odnosząc się zatem do przedstawionego zagadnienia należy stwierdzić, że dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z treści art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karno-skarbowego.

Z tego też względu konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania Pracownikowi informacji PIT-11.

Jednym z koniecznych elementów prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest uzyskanie zgody Pracowników.

Warto zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podanym w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Należy jednak wskazać, że na płatniku może w przyszłości ciążyć konieczność udowodnienia doręczenia Pracownikowi informacji PIT-11, w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. Jednakże nie jest to obligatoryjny warunek dla samego uznania, że płatnik wypełnił swój obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1, czy też z art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc pod uwagę przedstawione zdarzenie przyszłe oraz wyżej wskazane regulacje prawne stwierdzić należy, że sposób przesłania przez Wnioskodawcę Pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, tj. przesłania jej na wskazany przez Pracownika adres e-mail w formie załącznika w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, jeżeli Wnioskodawca będzie dysponował potwierdzeniem wysłania wiadomości e-mail, ale nie będzie dysponował potwierdzeniem dostarczenia e-maila do Pracownika, jest dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Ponadto przesłanie informacji PIT-11 poprzez udostępnienie jej Pracownikowi, w postaci pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, w specjalnym portalu, do którego Pracownik będzie miał dostęp po podaniu loginu i/lub hasła, jest również dopuszczalny w świetle wymogów stawianych przez art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę pism co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Ponadto w odniesieniu do powołanych wyroków Sądów, wskazać należy, że nie są one wiążące dla tutejszego Organu. Interpretacje organu podatkowego dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw, w określonym stanie faktycznym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące, zatem nie mogą przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego, nie negując jednak orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/